10 лайфхаков эффективной командировки

Туда и обратно: 8 лайфхаков для успешной командировки

10 лайфхаков эффективной командировки

Когда работа связана с разъездами, возникает множество вопросов. Что взять в командировку? Где питаться? Где остановиться? Каким транспортом пользоваться? Как организовать переговоры? Для потенциальных командированных и тех, кто уже «в процессе» мы подготовили 8 лайфхаков, которые помогут уцелеть в непростых условиях пребывания на чужбине.

Когда получать суточные и на что их тратить

Проживание вне дома связано с дополнительными расходами, которые должна покрыть ваша компания. Как правило, в командировке суточные используются преимущественно для оплаты питания, проезда в городском транспорте и т.п.

Сроки выплат зависят от подписанного вами трудового договора. В большинстве случаев денежные средства перечисляются авансом. Оплата за гостиницу и билеты в суточные не входят. Суточные и их выплата – это не просто хороший тон, а обязанность работодателя.

Командировка над крылом самолёта

Покупая билет на дальний авиарейс, отдайте предпочтение местам, расположенным рядом с крылом. Например, на Boeing 737-800 это 12, 13 и 14 ряды.  Любоваться видами из иллюминатора будет затруднительно, но зато вы не ощутите турбулентности и не будете страдать от морской болезни.

В этой части самолета больше свободного места перед креслами, поэтому вы сможете удобно расположиться, почитать что-нибудь интересное, спокойно поспать и после прилёта явиться на встречу без тени усталости.

За комфорт, возможно, придётся немного доплатить, но оно того стоит. Летите из Москвы – посмотрите дешевые билеты здесь.

Помните, что регистрация пассажиров обычно завершается за 40 минут до вылета – не опоздайте в аэропорт! Сомневаетесь в себе – качните навыки тайм-менеджмента.

Гардероб: какую одежду взять в командировку

Правила просты. В деловую поездку берите только самое необходимое. Если будете посещать производственные цеха или предприятия агросектора, потребуется крепкая обувь и одежда по погоде. При участии в конференции или совещании не обойтись без делового костюма.

Удобнее всего перевозить деловую одежду в портпледе, куда можно аккуратно уложить 2 комплекта, включая рубашки с галстуками. При выборе этого аксессуара обратите внимание на его ширину. Она должна быть не меньше ширины плеч вашего пиджака или жакета.

Большинство авиакомпаний разрешает брать портплед с собой в салон как ручную кладь. Но бывают и исключения. Перестрахуйтесь и уточните этот нюанс в справочной службе авиакомпании.

Командировка – разовая, покупать специальные аксессуары нерационально? Воспользуйтесь услугами горничной в отеле, которая погладит вашу одежду. Не забудьте взять несессер, сменное нижнее бельё, несколько пар носков (чулок).

На какое время назначить встречу

Постарайтесь купить билет на самолёт, который прибудет в первой половине дня, если хотите успеть посетить госучреждения, работающие до 17.00. Встреча с партнёрами по бизнесу, поставщиками, клиентами может состояться и поздно вечером. Конкретное время назначается по правилу: не ранее, чем через 1 час после короткого перёлета и через 3 часа после продолжительного.

Как ориентироваться в незнакомом городе

GPS-навигатор на вашем смартфоне не даст заблудиться во время командировки. Если вы хотите найти не только улицу и дом, но и увидеть расположение офиса внутри здания, установите на мобильное устройство приложение 2gis. В столицах очень точны Google Maps и Яндекс карты.

Где остановиться в командировке

Выбирайте район города, в котором риск оказаться в пробке минимален. Чтобы высыпаться по ночам, останавливайтесь в гостиницах вдали от оживленных трасс. Будет вашим местом пребывания пятизвёздочный отель или бюджетный хостел – в любом случае попробуйте рассмотреть вариант пригорода.

Для бронирования номера воспользуйтесь онлайн-сервисами. Например, на booking.com доступны номера в 2 миллионах отелей во всех уголках планеты. Если вы желаете расположиться в отдельных апартаментах, арендуйте их через airbnb. Сервис предлагает жильё разного уровня в 191 стране мира.

На чем передвигаться

Основным средством передвижения по городу для среднего звена является такси. В России и ближнем зарубежье работает родненькое Яндекс.Такси . Если ваша командировка в Северной Америке, то ни в коем случае не удаляйте Uber. В Юго-Восточной Азии, включая Малайзию, Вьетнам и Таиланд, c с ветерком прокатит таксомоторная компания Grab. В Израиле и Великобритании – Gett.

Как питаться в командировке

Трапеза в сетевом ресторане – это почти 100% гарантия того, что вы не получите расстройство желудка. «Ёлки-палки», «Росинтер», «Подорожник» и их зарубежные аналоги дорожат своей репутацией, поэтому следят за качеством блюд.

При всей критике фаст-фуда McDonald’s‎ или KFC‎ являются островками привычной европейской пищи среди гастрономических изысков Индии, Китая или Туниса. А привычка – вторая натура.

Приходиться выбирать, командировка – это определенный риск.

Заключение

Если вы прочитали советы по командировке и узнали для себя что-то новое и полезное – это отлично. Но недаром говорят, что дьявол в деталях.

Направляясь в другую страну, хотя бы поверхностно ознакомьтесь с её законами и традициями. На носу командировка? Узнайте об условиях роуминга. Возьмите с собой влажные салфетки и антибактериальный гель.

Укомплектуйте мини-аптечку. В пластиковый пакет с обувью положите ароматизирующее средство.

Командировки – дело ответственное, не стесняйтесь потратить время на подготовку. Представьте, что пару дней вам придется работать удаленно – мы писали, что это не так просто, как кажется. Так вы справитесь и со служебным заданием и для себя минутку выкроите. Мягкой посадки!

Подписаться на нас на Яндекс Дзен

Читать нас на Medium

Мы в Телеграм

Мы в Instagram

Мы в

Мы в

Мы ontakte

Другие наши статьи о работе и карьере

Источник: https://www.fewskills.com/komandirovka/

13 советов для тех, кто постоянно в командировках | Rusbase

10 лайфхаков эффективной командировки

Самое важное в командировке — концентрация на решении рабочих задач. А все, что вокруг этого, должно быть минимально энергозатратным. 

Георгий Мартиросов, заместитель директора по развитию бизнеса компании «Спутник», подготовил для Rusbase несколько «командировочных советов», основанных на его личных наблюдениях.

13 советов для тех, кто постоянно в командировках Георгий Мартиросов

1. Помните, что не везде есть онлайн-регистрация

Имейте в виду, что не во всех городах есть международные аэропорты, где можно пройти регистрацию онлайн. Это простое знание, когда-нибудь убережет вас от опоздания на рейс.

2. Забудьте о звездах при выборе гостиницы

Останавливайтесь в гостиницах где-то в середине маршрута — между местами работы и вечерней активности. Бывают отличные отели, которые находятся за городом. Вы потеряете кучу времени в пробках днем и не используете вечернее время для неформальных встреч. Если командировкой занимается секретарь, обязательно расскажите о своих приоритетах — погоня за вашим комфортом может сыграть злую шутку.

3. Бронируйте места «на крыле»

Во-первых, можно вытянуть ноги (с моим ростом это актуально), во-вторых, там меньше трясет во время полета, в-третьих, не будете слишком долго стоять в очереди при входе и выходе из салона самолета.

4. Распишите каждый день и четко постройте маршрут

Пусть маршрут содержит краткое резюме каждой встречи (цели, сведения о партнерах или клиентах, что и где вы будете делать) и схему перемещений. Схема перемещений должна включать несколько вариантов проезда, точные адреса: вашего отеля, офиса, кафе или ресторанов.

Между встречами зарезервируйте достаточно времени для перемещений по городу, чтобы избежать незапланированных задержек. Распечатайте подтверждения бронирования.

5. Правило первого часа

Не назначайте встречи раньше чем через час после прилета, если перелет короткий, и через три часа, если летели долго. В идеале прилетать до 12:00, тогда в распоряжении практически полный рабочий день — можно успеть на встречу даже в госкомпанию.

СБОРЫ

6. Берите с собой минимум одежды

Раньше я брал с собой слишком много вещей, думал о погоде, заморачивался с косметическим принадлежностями и наборами для чистки обуви. Потом понял, что 70% того, что вожу с собой, я даже не вытаскиваю из чемодана.

Как определить разумный минимум?

  • Количество брюк = количество дней в командировке/2
  • Количество рубашек = количество брюк + 2
  • Плюс пиджак.
  • Одна из рубашек обязательно белая.

Главное правило — чтобы брюки сочетались с рубашками. Пиджак, вероятнее всего, вы наденете один или два раза, поэтому достаточно, если он сочетается с парой комплектов. Если намечена супер официальная встреча, берите с собой костюм и галстук. Костюм полетит в отдельном чехле. Всё остальное я складываю в сумку.

7. Летайте с дорожными сумками

Если командировка не больше пяти дней, оставляйте чемоданы дома. Во-первых, вы экономите время, потому что не ждете багаж по прилете и регистрируетесь на рейс за отдельной стойкой для людей без багажа. Во-вторых… вы экономите время!

8. Определите то, без чего будете чувствовать себя некомфортно

Максимально комфортное состояние позволит полностью сконцентрироваться на рабочих задачах. Это может быть всё что угодно — от наушников и парфюма до талисманов. Я спокоен, если у меня с собой: телефон, ноутбук, power bank, блокнот, крем для рук, средство для укладки волос и бороды, парфюм.

9. Не складывайте, а сворачивайте одежду

Так на ней остается меньше заломов и она занимает меньше места в вашей сумке.

10. Приехать в аэоропорт за час до вылета — это нормально

Я никогда не приезжаю сильно заранее в аэропорт. По опыту, часа достаточно в любом аэропорту. Мой любимый — Шереметьево, больше всего не люблю улетать из Домодедово.

ПРИЛЕТ

11. Сразу по прилете еще раз подтвердите все рабочие встречи

Это позволит вам не терять время и оперативно скорректировать планы на предстоящий день. Вообще, во время однодневных или двухдневных командировок надо делать все максимально оперативно, чтобы успеть решить больше рабочих задач. Короткие командировки опасны тем, что времени всегда не хватает.

12. По приезде в гостиницу сразу отдайте горничной все вещи для глажки

Обычно эта услуга стоит недорого, но экономит время и позволяет чувствовать себя комфортно и уверенно. Именно поэтому я перестал гладить одежду дома накануне командировки.

13. Забронируйте такси заранее

Я всегда уточняю у встречающей стороны, каким такси лучше передвигаться и какая средняя адекватная цена от аэропорта до центра города.

Удачных командировок! 

Источник: https://rb.ru/opinion/lifehack-for-business-trip/

10 лайфхаков эффективной командировки

10 лайфхаков эффективной командировки

Командировки продолжают оставаться самым продуктивным по конверсии инструментом развития. И в то же время, многие задают вопрос «Как правильно поехать в командировку?»  Да, выставки и лидогенерация будут помасштабнее, но все же до возможного результата относительно затрат им далеко. Более того — многие задачи решить можно только командировкой.

Задачи, которые решаются командировкой

  • Точная идентификация клиента: формат, профиль, масштаб, основные каналы сбыта (ЦА), реализуемая схема продаж (структура) и т.д.;
  • Проведение индивидуальных переговоров — встреча на своей территории для клиента комфортна, поэтому при правильном подходе легче донести свое предложение и выявить истинные потребности, равно как и отследить по реакции искренний интерес;
  • Установить личную эмпатию и/или выйти на уровень выше — без личных доверительных отношений продуктивного сотрудничества будет тяжело достичь. Также, возможно знакомство с лицом выше по должности нашего оппонента (если Вы этого ранее не достигли);
  • Мониторинг рынка: представленность ассортимента, конкурентные среды поставщиков и покупателей, фиксирование цен.

Я хочу поделиться с вами моей методикой подготовки и проведения переговоров. Наиболее эффективные приемы (лайфхаки):

Как подготовиться к переговорам перед командировкой

#1 «Разработай концепцию командировки»

Спотыкается большинство: «Я еду к Вам, чтобы поговорить о сотрудничестве / увеличить товарный оборот» — пошло же. Именно концепция командировки определяет её КПД, поэтому для начала реализуем событийный менеджмент: «На самом деле, у нас нет дистрибутора в Вашем регионе! Вот в соседних к Вам *** и *** есть и у них все хорошо, а в Вашем нет.

Вы же знаете упомянутые мной компании? Так вот…», «Мы не удовлетворены действующим дистрибутором / к нашему сожалению, у действующего дистрибутора проблемы, в результате чего его оборот упал с N до Y. Его клиенты жалуются на ***. Вы ведь сможете справиться с этим?», «Мы очень давно следим за Вашей компанией и у нас куча положительных рекомендаций в Ваш адрес.

Готов предложить ***, это может быть для Вам интересно?».

Далее, готовим план встречи. Самое актуальное для клиента — информация: статистика продаж (убеждаем в ком целесообразности), обратная связь с рынка (в разрезе тенденций) и ком предложение/условия (ищем решения для нивелирования рисков у клиента). Образцы, каталоги, презентации — это все потом. Ищите необычное или чрезмерно интересное основание для клиента, чтобы договориться о встрече;

#2 «Ставь несколько целей»

Командировки — это море возможностей и задач, которые можно решить. Не фокусируйтесь на одной, пусть даже важной, встрече. Ее как раз лучше оставлять на последний день.

А вот встречи с другими клиентами, мониторинг, сбор информации могут усилить вашу переговорную силу и компетенцию по рынку. К тому же, Вы получите комплиментарную картину рынка и поймете как можно развиваться дальше.

Также я рекомендую посетить оптовый рынок, если он есть в этом городе;

#3 «Диверсифицируй риски»

Готовьте встречи с клиентами разных форматов и профилей. Встреча Вас ни к чему не обязывает, лучше потом выбирать с кем подписываться.

К тому же, решение задачи кластеризации по разноформатным клиентам позволит составить комплексную картину рынка.

Иногда по ключевой встрече результата не случается, а 2-3 компаний поменьше компенсируют ваш фейл. Ну и «отбить» формально командировку ведь тоже нужно;

#4 «Готовь дальнейшие шаги»

Что я буду делать, если мне ответят «да» или какие аргументы я приведу, если мне откажут. Домашние и командировочные (по итогу сбора информации) заготовки очевидно повышают результат;

#5 «Не показывай острую необходимость»

Только вежливый интерес/искренюю заинтересованность. Иначе нами начнут манипулировать, а на территории оппонента этого подавно не стоит делать. И не спорьте — соглашайтесь частично, обозначая свою обоснованную точку зрения;

#6 «Подготовь решения задачи кластеризации»

Однозначно, вы много раз услышите «Не верю!», «Это дорого, точно продаваться не будет!», «Товар нам не подходит, увы». Предварительно собрав информацию о клиентах, запишите и выучите данные о партнерах, похожих на ваших оппонентов. Обязательно наполните конкретикой (обороткой, штучным кол-ом продаж, рейтингом продаж, решенными кейсами).

Можно такую же информацию подготовить по клиенту из этого же региона, но другой направленности («Так этот же продает. И не дорого ему, голосует покупатель рубликом ведь. Вы же не хуже него справитесь?»);

#7 «Оптимальная дислокация командирующегося»

Да да, гостиница тоже определяет эффективность. Я собираю все адреса клиентов, наношу на карту в интернете и понимаю в каких районах лучше искать гостиницу. После чего пытаюсь договориться так, чтобы встречи были выстроены по оптимальному маршруту. 4-5 встреч в день — наш минимальный план. +1 встречу может позволить именно оптимизация адресов встреч.

Потолок по времени встречи — час. Свыше уже не рационально. Еще нюансы по гостинице: не экономьте, т.к. лишние пару тысяч позволят вам лучше отдохнуть и подготовиться к переговорам, а завтрак (лучше шведский стол) позволит не отвлекаться на прием пищи днем;

#8 «В булошную на такси»

Общественный транспорт в чужом городе неприемлем. Расходы на командирование просто превышают траты на такси. Кстати, о тратах — я заказываю такси через приложение (RuTaxi), которое работает во всех более-менее крупных городах. Гарантированно исключаем развод + скриншоты маршрута и стоимости являются нашим основанием для компенсации расхода на такси;

#9 «Комплимент располагает»

Особенно если Вы приезжаете из большого города — хвалите регион клиента: «У нас только и говорят про инвестиции в *** вашего города», «Такие красивые ландшафты/достопримечательности у Вас!», «Столько новостроек увидел — растете!», «Сейчас же активно развивается *** отрасль, а у Вас как раз градообразующее предприятие в городе!». Пять минут Гугла могут проложить для вас тропинку к лояльности клиента.

#10 «Не нудите»

Ваше повествование должно быть экспрессивным. Горите на встрече настоящими чувствами! Старайтесь подбирать не только правильные слова-аргументы, но и излагайте интересно.

Попробуйте настроить оппонента по пути в переговорную или в самом начале встречи, разговорите, пощупайте его стиль общения.

Правдаруб с конкретикой с самого начала переговоров настоящее занудство! Самая лучшая продажа — горячая, не забывайте.

В конце, не могу не напомнить догму успеха переговоров — важно дать клиенту сказать, поэтому разговорите его и слушайте, чтобы услышать. Все свои аргументы и слова корректируйте исходя из его слов.

Источник: https://dirclub.ru/kak-poehat-komandirovky/

Блог / Правила командировок. Лайфхаки и советы. — Михаил Хомич / Сусанин

10 лайфхаков эффективной командировки

Сделайте себе 1 список вещей, которые вы не хотите забыть.Я веду его в специальном приложении App in the Air (кстати, рекомендую очень).Сначала я не хотел так делать — ведь под каждую поездку нужен свой список.Но на самом деле, список-то один.

Возьмите самую дальнюю командировку, а потом — просто какие-то вещи не берите.Загранпаспорт, комплекты спортивной формы, пульсометр (это был мой топ-1 по забыванию), какие-то медикаменты, зарядка для часов (это топ-2), костюм и так далее.Очень удобно и быстро.

Просто адаптируете список под количество дней.

Ну и да, если есть возможность не сдавать багаж, я никогда этого не делаю. Минимум вещей.

-2. Контроль и досмотр

Проходите контроль в аэропорте еще ДО контроля.Я рекомендую фильм «Мне бы в небо» — там процедура быстрого прохождения контроля разобрана детально;)Но — я еще в офисе снимаю все металлические вещи, кладу ремень в чемодан, убираю из карманов монеты, и так далее.Паспорт — всегда строго в левом внутреннем кармане, часы — пока полежат в рюкзаке.

Тогда все процедуры реально занимают секунды. Это не преувеличение.

-3. Мили Аэрофлота

Я не покупаю себе бизнес-класс, но миль аэрофлота у меня достаточно.НЕЛЬЗЯ тратить их на покупку билета — это очень не эффективно. Только на повышение класса.

Важно! В большинстве российских перелетов лучше попытаться сесть на «места с ногами» space+ в экономе — там места реально больше, чем в бизнесе. Это факт.

Но на очень долгие перелеты имеет смысл потратить 15-25 тысяч миль и нормально спать.

Если таких мест нет, то, извините. По деньгам выходит слишком дорого:(

-4. Встречи в командировке

Все готовить ДО командировки.Я много раз обжигался на том, что думал «ну, уже на месте все и спланирую». А потом — догоняют задачи, и уже не до того.

Поэтому — банальная заметка с названием командировки, списком встреч и 3-4 задачами на каждую встречу очень выручает уже на месте.

-5. Бронь гостиницы

Гостиница — только со спортзалом или рядом со стадионом. Это чисто мой лайфхак, но лучше потратить 15 минут на поиск нужного отеля, чем удивляться, что нет беговой дорожки, а до стадиона бежать 4 километра.
Кстати, если бронировать гостиницу через сайт Аэрофлота, то там тоже дают мили. За год набегает прилично.

-6. Работа в самолете

Никакой(!) работы в самолете. Может, это звучит странно, но я всегда использую полеты только для планирования, просмотра видео и чтения.За год в самолете я провожу дни, если не недели. А это прекрасная возможность прочитать 5-6 книг, посмотреть обучающие видео, а если полет очень долгий, то иногда и кино. Пока вы в полете — вам никто не позвонит (ну, если на вай-фай не тратиться).

А это 2-8 часов спокойного времени, когда можно сосредоточиться на обучении.

-7. Беговая экскурсия

Россия — невероятная страна. Я был в 47 регионах. Но, например, возьмем Новосибирск. Я был в нем раз 6. Но из них 4- проводил в экспоцентре, то есть даже не доезжал до города. Совет — беговая экскурсия.Вы не поверите, но даже 5км пробежки по центру реально достаточно, чтобы увидеть 90%.Причем — в медленном темпе, с фотографиями.

Сегодня я улетаю в Уфу, и завтра утром обязательно себе такую экскурсию устрою.

-8. Алкоголь в самолете

Это худшее, что можно сделать. Особенно, если лететь 4 и более часов. Вы и так прилетаете разбитым, а, много выпив, будете потом 2 дня восстанавливаться. Поэтому максимум бокал вина «для сна».А вообще, — лучше пить много воды, потому что воздух в самолете «сухой», и обезвоживание вас все равно догонит.

Алкоголь же только усиливает обезвоживание.

-9. «Экономия времени» или псевдоэффективность

Вот летишь в Красноярск. Как удобно — ночью поспал в самолете и сразу на работу!
А обратно — вообще класс. Тут же вечером или утром — во сколько улетел, во столько и прилетел.

НЕТ.Это не работает (или работает до 25 лет;)). Сейчас я даже в Красноярск иногда лечу утром из Москвы (да, как бы «теряю весь день». Но зато на завтра ты себя чувствуешь в своей тарелке.Я уж не говорю про Китай или Владивосток — если позволяет график, лучше прилетать вообще с одними сутками в запасе.

А то своей «эффективностью» вы реально убьете продуктивность в командировке.

-10. Аэрофобия

Когда-то я очень боялся летать. Сейчас — обожаю это дело. Как бороться?

— Например, можно воспользоваться курсами Alex Gervash — лидирующего специалиста в РФ по борьбе с аэрофобией.- Еще можно скачать приложение SkyGuru — там предупреждают, когда будет турбулентность. Почему-то многих аэрофобов больше всего беспокоит именно турбулентность, хотя из-за нее никогда еще ничего плохого не было.

— Наконец, сходите в учебные центры — там можно побывать в специальной кабине, где вам покажут, как управляется самолет. Заодно можно и всякие неисправности отработать. При мне лётчик Кочемасов Алексей сажал самолет, в котором не работали не только двигатели, но и вообще почти ничего:)

Источник:

* Заметки в блогах являются собственностью их авторов, публикация их происходит с их согласия и без купюр, авторская орфография и пунктуация сохранены. Редакция ИА «Сусанин» может не разделять мнения автора.

Источник: https://susanin.news/blog/mkhomich/pravila-komandirovok-layfhaki-i-sovety/

Как спланировать идеальную командировку: 9 лайфхаков — Meduza

10 лайфхаков эффективной командировки
Перейти к материалам

Партнерский материал

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего.

Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже.

Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business «Медуза» подготовила несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок.

В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание).

В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовой онлайн-платформы. Такая есть у OneTwoTrip for Business. Подключившись к системе, можно устанавливать права и назначать лимиты для сотрудников.

Скажем, одному работнику полагаются перелеты только в экономклассе и проживание в отелях, категория которых не выше трех звезд, а для второго ограничения будут иными.

Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой.

Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки.

Любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал.

Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы.

А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера.

Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

Кроме того, сотруднику можно выдать список приложений, которые помогут ему ориентироваться в аэропорту. Одни позволяют в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов, другие — за передвижениями чемодана во время стыковок.

В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки. Некоторые сервисы также позволяют отслеживать не только свои передвижения, но и передвижения коллег.

Для ж/д переездов такие сервисы тоже есть.

Помимо самолетов есть поезда: по некоторым направлениям путешествие на них может быть до 30% дешевле. Кроме того, работать в поездах гораздо удобнее — для работы в тишине можно забронировать купе в VIP-вагоне.

На случай, если во время поездки нужно ответить на важный звонок или провести совещание с коллегами, в поездах «Сапсана» можно выкупить купе-переговорную — зачастую это выходит дешевле, чем покупать отдельные места в первом классе.

У OneTwoTrip for Business все работает по системе единого окна: авиа- и ж/д билеты, а также номера в отелях можно купить в одном месте.

Сервис предоставляет доступ к рейсам 800 авиакомпаний, включая лоукостеры, билетам на поезда по России и Европе, апартаментам и номерам более чем в 2 миллионах отелей по всему миру. Забронировать и оплатить все можно в одном кабинете — уходит на это в среднем не больше пары минут.

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.

Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить.

В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает.

Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.

Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

У OneTwoTrip for Business нет абонентской платы и скрытых сборов. Билеты и номера у сервиса почти всегда стоят дешевле, чем у агентства: OneTwoTrip работает не только с корпоративными, но и с частными покупателями, и за постоянный поток клиентов отельеры и авиаперевозчики готовы делать сервису хорошие скидки.

Благодаря этому организовать бизнес-поездку с OneTwoTrip for Business выгодно.

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе.

При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую.

По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма.

В отличие от последних, некоторые онлайн-сервисы работают не только с корпоративными, но и с частными клиентами. Компания обеспечивает подрядчиков постоянным оборотом, а те, в свою очередь, предоставляют сервису скидки. 

Для корпоративных клиентов OneTwoTrip for Business цены бывают даже ниже, чем на b2с-портале. Данные сотрудников нужно ввести всего один раз — они сохранятся в системе, и при последующих командировках включается автозаполнение.

Собственный travel-отдел, как правило, может себе позволить только крупный бизнес, в компаниях поменьше бронированием обычно занимается секретарь. Это не единственная его обязанность, поэтому процесс может затягиваться.

Переписка с агентством делового туризма, как было сказано выше, тоже занимает достаточно много времени.

Гораздо проще сотруднику самому отслеживать подходящие варианты онлайн и тут же их бронировать. Это снимает с секретаря дополнительные обязанности и экономит время компании.

Сам командированный сотрудник заранее узнает все детали своей поездки и может быстрее к ней подготовиться.

Главное, чтобы сотрудник четко знал свои права и лимиты в рамках travel-политики, что возможно только при грамотной системе электронного учета.

В OneTwoTrip for Business существуют настройки, по которым сотрудники приобретают билеты и бронируют отели сами, но выйти за рамки бюджета не могут — электронная система просто не даст им совершить покупку.

Также компания может настроить разноуровневый доступ в систему: командированный сотрудник готовит план своей поездки, затем этот план проходит процедуру одобрения у бухгалтерии или руководителя.

Если в компании нет систематизированного процесса закупки командировок, в деловой поездке сотрудник вынужден расплачиваться за услуги из собственного кармана. Пока компания компенсирует эти затраты, пройдет время. Многих работников это раздражает, а работодателя — ставит в неловкое положение.

Более того, если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или картой, НДС компании не вернут. Потому что возвращают НДС только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами, то есть билет на самолет или проживание в гостинице должны быть оплачены с расчетного счета компании, в которой работает командированный сотрудник.

В OneTwoTrip for Business сотрудник может оплачивать все услуги корпоративной картой или воспользоваться депозитом (который можно пополнить, оплатив счет). Инвойсы, отчеты и другие закрывающие документы по всем покупкам, заверенные печатью OneTwoTrip for Business, генерируются автоматически и тут же загружаются в личный кабинет.

Доступ к документам имеют администратор (например, бухгалтер) и любой сотрудник, которому администратор даст такие права. При необходимости скачать их можно в один клик. Компания сама решает, с какой регулярностью она хочет получать отчетность по закрывающим документам — еженедельно или ежемесячно.

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10.

Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

В OneTwoTrip for Business вся аналитика на основе покупок и передвижений формируется в системе автоматически. Можно увидеть не только общее движение средств, но и траты отделов и даже каждого сотрудника. При этом можно фильтровать результаты по периодам, способам оплаты, типам услуг.

Ну и главное, что нужно знать о OneTwoTrip for Business: независимо от размера компании работа в сервисе позволяет уменьшить расходы на деловые поездки до 30%.

Оставить заявку на подключение к сервису OneTwoTrip for Business можно тут.

Партнерский материал

Источник: https://meduza.io/slides/kak-splanirovat-idealnuyu-komandirovku-9-layfhakov

Pravo-consut
Добавить комментарий