Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов.

Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они.

Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках).

Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами.

Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

2. Наличие демо-доступа

3. Техподдержка

4. Интеграция

5. Мобильное решение

6. Обмен в роуминге

1. Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось.

Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб.

и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

Сбис

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.

Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял).

А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

СБИС

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

E-COM

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

4. Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

5. Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а Сбис – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

6. Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов.

С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – Сбис и Synerdocs.

По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

Источники:

Источник: https://habr.com/ru/post/448666/

Лучшие сервисы электронного документооборота

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Автоматизация бизнес-процессов и упрощение уже существующих процедур сегодня являются ключевыми факторами успешного развития современного бизнеса. Чем меньше рутины, волокиты и бюрократии, тем больше времени остаётся на развитие.

Именно поэтому крупными IT-компаниями создано множество программных продуктов и онлайн-сервисов, направленных на упрощение типовых процессов.

Одним из ключевых направлений оптимизации бизнеса является документооборот, осуществляемый как внутри фирмы, так и вне нее (другими контрагентами и государственными органами).

Согласитесь, что бегать с «бумажками» и хранить информацию в громадных бумажных архивах – отголоски прошлого.

Стремительное развитие информационных технологий позволяет снгодня осуществлять обмен документами в электронном виде.

Электронный документооборот выгоден для предприятия не только из-за сокращения расходов на бумагу и заправку принтеров, он нужен для увеличения скорости обмена информацией, придания большей прозрачности, повышения уровня защищенности и конфиденциальности. Унификация и внедрение собственных шаблонов позволяет упростить делопроизводство на предприятии, оптимально сократить количество сотрудников, участвующих в данном процессе.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет модернизировать фактически все направления, связанные с ведением бизнеса:

  • управление кадрами;
  • архивирование;
  • бухгалтерия;
  • сдача отчётности в государственные органы («ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» и прочие);
  • экономика и финансы;
  • склады;
  • управление;
  • взаимодействие с контрагентами;
  • участие в государственных закупках и тендерах и т. д.

От того, какое направление бизнеса необходимо упростить и улучшить, зависит выбор соответствующего программного обеспечения и сервиса ЭДО.

При выборе той или иной системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на следующие критерии:

  • текущие тарифы и стоимость;
  • наличие пробной версии или демонстрационного продукта для наглядного ознакомления со всеми возможностями;
  • возможность интеграции с другими программами и сервисами (в частности, с «1С»);
  • наличие мобильного редактора (приложение, позволяющее производить операции по работе с электронным оборотом документов в режиме реального времени при помощи смартфона с подключенным интернетом);
  • учет российской специфики (многие иностранные продукты непригодны для работы на территории России);
  • информационная безопасность, контроль доступа, криптозащита.

Итак, давайте рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (ЭДО).

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

  • проверка контрагентов;
  • подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
  • поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
  • дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
  • ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
  • внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
  • управление бизнес-процессами;
  • CRM-система для отдела активных продаж.

Кроме того, «СБИС» предоставляет готовые программные решения для электронного документооборота ресторанов и кафе, салонов красоты, супермаркетов, ЖКХ, интернет-магазинов и аптек.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год.

За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию.

Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия».

Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД).

Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

  • формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
  • автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
  • распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
  • хранить документы в единой базе данных;
  • отправлять отчёты в государственные органы;
  • сверять взаиморасчёты с контрагентами;
  • вести международный ЭДО;
  • интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

  • отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
  • вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Synerdocs»

Ещё один продукт, постепенно набирающий популярность в России. В целом, возможности идентичны ЭДО от «Контур.Диадок»:

  • создание, редактирование и отправка электронных документов контрагентам и государственным надзорным органам;
  • интеграция с учетными системами «1С», «DIRECTUM», «SAP»;
  • ведение сверки по взаиморасчетам с контрагентами.

Стоимость ЭЦП – 1600 рублей. Минимальный тариф — 2050 рублей/год из расчёта 300 отправок документов в течение всего периода. Явно проглядывается стремление компании уйти из ниши микробизнеса в сторону малого, среднего и крупного.

Если Вы хотите произвести интеграцию с системой «1С», то самый легкий способ — выбрать тарифы, начинающиеся от 1000 исходящих документов, что обойдется вам в сумму от 6300 руб./год и далее. При этом, интеграция с данной учётной системой будет осуществляться бесплатно.

Электронные документы свыше тарифного лимита оплачиваются из расчёта 7 рублей/пакет.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт — именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР».

Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год.

Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно.

Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки.

«Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

«DocSpace»

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

  • организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
  • формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
  • вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
  • просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
  • устанавливать шаблоны документов;
  • упрощать юридическое сопровождение договоров;
  • выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

  • многопоточное сканирование (180000 р.);
  • CRM-система (75000 р.);
  • просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
  • интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
  • корпоративный портал (150000 р.);
  • Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»

Источник: https://akiwa.ru/blog/obzor-servisov-elektronnogo-dokumentooborota/

Что нужно знать про обмен электронными документами

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением.

Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром.

Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Доставка

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/e-doc/

Какой ЭДО выбрать | Какую систему электронного документооборота выбрать

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Интерес компаний к ЭДО понятен. Он позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Зачем бизнесу нужен электронный документооборот».

Чтобы перейти на ЭДО, для начала нужно правильно выбрать оператора ЭДО в зависимости от потребностей компании.   

Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:  

  • У вас много контрагентов, которым нужно готовить большое количество документов. С такой проблемой, в частности, сталкиваются логистические компании.
  • Вам часто приходится дублировать счета-фактуры, потому что документы теряются.
  • Процессы получения и отправки документов в компании непрозрачны для руководства.
  • У вас большие затраты на документооборот (включают стоимость формирования документов, печать, отправку, получение, хранение и уничтожение бумаг).

Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:

  • безопасность;
  • интеграционные возможности;
  • развитость системы;
  • количество контрагентов, роуминг;
  • опыт, реализованные проекты в отрасли;
  • сервис;
  • стоимость.

Рассмотрим некоторые критерии подробнее.

Насколько безопасен переход на ЭДО?

Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:

  • Насколько безопасно работать с электронными документами?
  • У кого будет доступ к этим документам?
  • Как можно получить к ним доступ в будущем?

Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?

Безопасность и юридическая сила — главные критерии, на которых базируется работа сервиса ЭДО. Сам по себе он предполагает высокую степень безопасности благодаря использованию защищенных каналов связи. Данные передаются по зашифрованным каналам связи HTTPS и защищены двухфакторной аутентификацией.

В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам.

Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина и пароля, которые администратор сервиса передает менеджеру, или с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Это сильно ограничивает круг людей, у которых есть доступ к документам, и повышает контроль согласования и подписания документов.  

Оператор ЭДО должен обеспечить безопасность передачи и хранения данных. Это можно проверить с помощью независимой экспертизы. К примеру, сервис Диадок дважды прошел независимый аудит безопасности системы в компании «Информзащита».

Компании может быть важно, где и как будут храниться документы и в течение какого времени к ним можно будет получить доступ. Обратите внимание на то, обещает ли оператор хранить все документы в системе и после расторжения договора. Некоторые документы нужно хранить по четыре-пять и даже до 30 лет, чтобы в случае необходимости представить их в контролирующие органы.

Диадок хранит данные клиентов в двух дата-центрах на трех независимых серверах в Москве и обеспечивает трехкратное резервирование всех документов и данных.

В договоре клиентов указано, что документы хранятся на серверах бессрочно и без ограничения по объему.

Если клиент перестает работать с системой, доступ к документам по логину и паролю у него остается, и он сможет найти документы для налоговой проверки быстрее, чем в папке с бумагами.

Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?

После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.

Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.

Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.

Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.

Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.   

Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.  

У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.  

Как удобно работать в системе?

Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.

В Диадоке каждый документ сопровождается протоколами, технологическими файлами, которые подтверждают, что одна сторона передала контрагенту документ в определенное время. Протокол помогает еще раз структурировать статусы по документам. Документ, его технологические файлы, файлы подписи, печатные формы и протоколы хранятся в архиве, который можно скачать в любой момент.

Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами.

Передача электронных документов в суд возможна, и уже есть соответствующая судебная практика — подробнее изучить этот вопрос можно, прослушав вебинар, на котором в частности рассматривается ситуация с представлением документов в суд в качестве доказательств.

Простота поиска документов в системе ЭДО зависит от того, какие фильтры поиска документа предусмотрены системой. Удобный поиск позволяет делать это с учетом различных критериев: ИНН и названия контрагента, суммы сделки, даты передачи документа.

Иерархию работы с документами можно настроить внутри системы, — например, создать подразделения для Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга, добавить к ним сотрудников и дать им право подписывать или просматривать документы.

В числе преимуществ Диадока: комфортный интерфейс, история согласования документа, возможность скачать документооборот целиком, информативная синяя печать, протокол передачи к каждому документу, фиксация даты подписания и подписантов, проверка действительности КЭП, нумерация страниц документа, единый идентификатор документа и технологических файлов.  

Как подключать контрагентов и использовать роуминг?

Если компания работает с разными контрагентами через разных операторов, ей пригодится роуминговое соединение — оно позволяет отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора. Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Альтернативный вариант — зарегистрировать контрагента в вашей системе. Так как в Диадоке нет абонентской платы, контрагент может использовать КЭП, которая у него уже есть, и отправлять документы в системе без настройки роуминговых соединений.  

Чтобы извлечь из ЭДО максимальную эффективность, нужно понимать, со сколькими клиентами вы хотите обмениваться документами в электронном виде и сколько контрагентов нужно подключить.

Лучше всего найти оператора, который обеспечивает наибольший охват контрагентов за счет большого количества клиентов. Диадок работает более чем с 1,5 млн клиентов и наибольшим количеством роуминговых соединений.

Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), вам нужно соглашение об ЭДО, которое составляется в свободной форме.

В Диадоке вместо него используется пользовательское соглашение, которое каждая компания подписывает при запуске работы.

Оно легитимно с точки зрения суда и предусматривает согласие компании на обмен документами с контрагентами.  

Прежде всего нужно определить, зачем вашей компании документооборот, какой бизнес-процесс вы хотите перевести в электронный вид в первую очередь (входящий или исходящий документооборот, документооборот между дочерними предприятиями), обозначить планируемый результат и определить ответственного за проект.

Логистика, энергетика, авиаотрасль и фармацевтика отличаются по формату документов и процессам их передачи, поэтому оператор, у которого уже есть опыт в конкретной отрасли, запустит ЭДО быстрее и эффективнее.

В любом случае ЭДО — это конкурентное преимущество, которое влияет на экономическую эффективность компании и совершенствует ее бизнес-процессы.

Источник: https://kontur.ru/articles/5395

Pravo-consut
Добавить комментарий